ในกรณีที่ต้องการเปลี่ยนกรรมการบริษัทนั้น ไม่ว่าจะเป็นกรรมการออก หรือเพิ่มกรรมการ บริษัทจะต้องจัดการประชุมผู้ถือหุ้นและลงประกาศหนังสือพิมพ์เชิญประชุมผู้ถือหุ้น 1 ครั้ง โดยลงประกาศในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น ก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 7 วัน เพื่อมีมติให้กรรมการออกจากตำแหน่งและแต่งตั้งกรรมการใหม่แทนคนที่ลาออกพร้อมทั้งมีมติให้แก้ไขอำนาจกรรมการให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงกรรมการด้วย มีขั้นตอนและรายละเอียด ดังต่อไปนี้ :-

1. 1. จดหมาย-หนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้น
2. 2. นำส่งงบการเงินให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

1. หนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้น

จัดทำหนังสือเชิญประชุม กำหนดวันที่ประชุมตามโดยกำหนด มีมติอนุมัติงบการเงิน สามัญประจำปี ต้องลงประกาศหนังสือพิมพ์ก่อนประชุมอย่างน้อย 7 วัน โดยลงประกาศโฆษณาหนังสือพิมพ์กับหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น 1 ครั้ง

ตัวอย่าง     ประกาศ วันที่ 1 ม.ค. 256X
                  ประชุม   วันที่ 9 ม.ค. 256X     
           **ไม่นับวันที่ประกาศและวันที่ประชุม**

คำนวนวัน ที่นี่

วาระการประชุมในหนังสือเชิญประกอบด้วยวาระต่างๆ ดังนี้

             วาระที่ 1 พิจารณากรรมการเข้า – ออก
             วาระที่ 2 พิจารณาแก้ไขเพิ่มเติมจำนวนหรือชื่อกรรมการ ซึ่งลงชื่อผูกพันบริษัท
             วาระที่ 3 พิจารณาเรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

. 

2.นำส่งงบการเงินให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

หลังจากที่จัดการประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อเปลี่ยนกรรมการเรียบร้อยแล้ว ก็ให้กรรมการผู้มีอำนาจตามที่จดทะเบียนไว้เดิม เดินทางไปจดทะเบียนที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้เลย จะต้องไปภายใน 14 วัน หลังจากมีมติจากที่ประชุม ไม่อย่างนั้นจะโดนค่าปรับ ส่วนการไปจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกรรมการ ใช้เอกสารอะไรบ้าง และมีขั้นตอน ดังนี้ :-

2.1. จัดเตรียมเอกสารเพื่อจดทะเบียนที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
2.1.1 คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด (แบบ บอจ.1)
2.1.2 แบบคำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด
2.1.3 รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม (แบบ บอจ.4)
2.1.4 รายละเอียดกรรมการ (แบบ ก.) ใช้เฉพาะกรณีมีกรรมการเข้าใหม่
2.1.5 หลักฐานการอนุญาตให้แต่งตั้งกรรมการใหม่ จากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ใช้เฉพาะในการประกอบธุรกิจที่มีกฎหมายพิเศษควบคุม)
2.1.6 สำเนาบัตรประจำตัวของกรรมการเข้าใหม่ทุกคน
2.1.7 สำเนาใบมรณบัตร (ใช้เฉพาะกรณีกรรมการถึงแก่กรรม)
2.1.8 คำสั่งศาล (ถ้ามี)
2.1.9 สำเนาบัตรประจำตัวของกรรมการที่ลงชื่อในคำขอจดทะเบียน
2.1.10 สำเนาหลักฐานการเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ (ถ้ามี)
2.1.11 หนังสือมอบอำนาจ (กรณีที่ผู้ขอจดทะเบียนไม่สามารถยื่นขอจดทะเบียนได้ด้วยตนเองก็มอบอำนาจ
ให้บุคคลอื่นดำเนินการแทนโดยทำหนังสือมอบอำนาจและผนึกอากรแสตมป์ 10 บาท)

2.2.ยื่นคำขอจดทะเบียนที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
2.2.1 ชุดเอกสารจดทะเบียนและข้อมูล
2.2.2 หนังสือพิมพ์ฉบับจริง (ฉบับที่ลงประกาศ)
2.2.3 ยื่นจดทะเบียนที่กรมพัฒนาธุรกิจเอกสาร (ภายใน 14 วัน นับตั้งแต่วันที่มีมติ)

สรุป

            กรรมการเข้า-ออก แก้ไขอำนาจกรรมการ ต้องลงประกาศหนังสือพิมพ์ 1 ครั้ง ก่อนประชุมไม่น้อยกว่า 7 วัน หลังจากลงประกาศหนังสือพิมพ์ลูกค้าจะได้รับหนังสือพิมพ์ฉบับจริง เก็บไว้เป็นหลักฐานในการยื่นจดทะเบียนที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 14 วัน หลังจากวันที่มีการเปลี่ยนแปลงกรรมการ